一、情况说明格式

（1）称呼：

称呼就是给谁看的那个人的名字或者职称，一定要注意别写错了。

（2）打招呼：

在称呼对应的下方位置写“您好”，向对方打招呼表示尊敬。

（3）正文内容：

直奔主题，把事情的起因、经过、结果、地点、人物、时间全部表达清楚。把后果和表达的意思阐述清楚：事情发生后来带的影响和后果，以及自己想要表达的思想情感写清楚。

（4）特此说明：

写完后就可以在正文下方写“特此说明”，表示自己的态度是认真的、端正的。

（5）落款：

正文写完后空两行，在右下方写上自己的名称和时间。

二、个人情况说明范文

　　XXX：

　　我已于2011年7月在xx师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由xx师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。

　　特此说明。

　　XXX

　　年 月 日